Dati personali “comuni” dell’interessato al trattamento (quali ad esempio nome, cognome, codice fiscale, data di nascita, residenza). Dati personali comuni (non dati appartenenti alle categorie particolari) relativi ai familiari od Amministratori di Sostegno / Tutori degli Utenti / Clienti. Dati idonei a rivelare lo stato di salute comunicati volontariamente dall’Utente e/o da Titolati all’eventuale trasmissione alla Società della documentazione.
I dati di primo contatto saranno trattati per rispondere alle richieste di informazioni e/o di utilizzo dei servizi, compresa la trasmissione di materiale divulgativo. Tali dati e, eventualmente, quelli acquisiti, dietro consenso dell’interessato, in fasi successive, incluse le informazioni relative alle condizioni di salute, verranno trattati da FORME per dar seguito alla richiesta di prestazioni/servizi da parte dell’interessato, nonché per finalità di carattere amministrativo. I dati raccolti possono essere utilizzati a fini di ricerca e statistici. Questi dati potranno essere elaborati sia su base non aggregata che su base anonima ed aggregata. Con il consenso del Cliente/Utente o della Persona interessata, la Società provvedere all’invio, all’indirizzo e-mail volontariamente fornito, di pubblicazioni periodiche o di informative, ivi incluse quelle di raccolta di fondi e quelle concernenti la promozione di iniziative a supporto delle attività della Cooperativa FORME. Ai fini della gestione delle attività di libreria, il trattamento trova ragione nel consentire al Cliente od a Persona interessata l’accesso ai servizi e ai materiali in essa contenuti, più in generale, per beneficiare di tutti i servizi offerti.
Il trattamento è possibile a seguito di esplicito consenso del Cliente/Utente. Il trattamento dei dati può essere condotto in base a misure precontrattuali di accesso ai servizi, oltre alla successiva possibile sottoscrizione di un contratto di fruizione dei servizi stessi. Il trattamento di dati relativi alla salute è, in particolare, necessario per finalità di presa in carico, assistenziali e terapeutiche, ovvero per la gestione dei sistemi e dei servizi sociosanitario e educativi, in riferimento al diritto comunitario europeo (art. 9 GDPR). Costituisce base giuridica al trattamento l’interesse legittimo del Titolare, con possibilità di accertare, esercitare o difendere i propri diritti in sede giudiziaria nei confronti dell’interessato.
I dati saranno conservati per il periodo necessario a gestire le singole richieste e, comunque, per non oltre 36mesi. L’apertura consensuale e contrattualmente definita di fascicoli contenenti categorie particolari di dati, impone la conservazione per periodi minimi di 10 anni, che possono divenire illimitati in caso di cartella clinica. Una volta evase, piuttosto che oltrepassato il periodo di 36 mesi, per cui l’organizzazione considera non più contingente la richiesta, i dati saranno distrutti nei modi proceduralizzati di cancellazione od eliminazione fisica. È possibile superare il termine di 36 mesi in ragione di contenziosi, per i quali i dati verranno conservati fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione.
Il conferimento dei dati non è obbligatorio. Va specificato, però, che la Società Cooperativa FORME non può prescindere, nell’espletamento dei propri compiti di tutela sanitaria, di gestione di processi educativi e di esecuzioni delle relative procedure amministrative, dall’acquisire direttamente od indirettamente dati personali e particolari, ritenuti indispensabili. In mancanza di conferimento di tali dati, la Società non può accogliere la richiesta di prestazione di servizi socio-sanitario-assistenziali od educativi. La comunicazione dei dati diviene pertanto, in questo caso, un obbligo contrattuale.
In caso di fruizione effettiva di servizi, i dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di titolari del trattamento, fra cui Autorità giudiziarie ed Organi di Vigilanza e controllo (ATS, Agenzia delle Entrate, Guardia di Finanza). I dati potranno, altresì, essere trattati, per conto del Titolare (Società FORME), da soggetti designati come “Responsabili del Trattamento”, fra cui: Società o professionisti che forniscono supporto all’attività contabile od informatica. I dati personali non saranno trasferiti né memorizzati in una destinazione al di fuori dello Spazio Economico Europeo (“SEE”).
L’interessato ha diritto di chiedere al Titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano, di accedere agli stessi, di rettificarli, di cancellarli o di limitarne il trattamento. Ha diritto all’opposizione ed alla portabilità dei dati. Il titolare del trattamento fornisce, su richiesta del Cliente e nei modi disciplinati da regolamento interno, una copia dei dati personali oggetto di trattamento. In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare, per successive copie, un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi. Se l’interessato presentasse la richiesta mediante mezzi elettronici, e salvo indicazione diversa dell’interessato, le informazioni sono fornite in un formato elettronico di uso comune. Qualora il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento fornirà all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità ed ogni ulteriore informazione pertinente. Per l’esercizio dei diritti di cui sopra potrà rivolgersi al Titolare del Trattamento dei dati personali, anche per il tramite di un incaricato di servizio. L’interessato ha diritto, altresì, di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art.77 GDPR), fatto salvo ogni ricorso amministrativo o giurisdizionale, qualora ritenga che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del Regolamento GDPR.
